Conditions générales d’utilisation

Les présentes conditions générales d’utilisation, ci-après les « CGU », définissent les règles d’accès et d’utilisation des facilitateurs proposés par opeedo, SAS au capital de 23 000 €, en cours d’immatriculation, domiciliée 27 avenue Joseph Combier, 26250 Livron-sur-Drôme.

Elles s’appliquent à tous les utilisateurs, y compris en freemium, que les solutions soient souscrites directement auprès d’opeedo ou par l’intermédiaire d’un revendeur ou d’un distributeur.

Les facilitateurs sont destinés à un usage professionnel.

Les CGU complètent les conditions générales de vente, les conditions particulières de la commande et la politique de confidentialité. Elles ne modifient pas les engagements commerciaux convenus avec l’acheteur.

Dans les présentes :

• Le client désigne l’établissement bénéficiaire des solutions, identifié par son SIRET ;

• L’acheteur désigne la personne ou l’entreprise facturée par opeedo ;

• L’utilisateur désigne la personne physique disposant d’un compte personnel ;

• L’administrateur désigne la personne habilitée à gérer les utilisateurs et les droits de l’établissement ;

• Un facilitateur désigne une solution logicielle d’opeedo permettant de réaliser des traitements, notamment au moyen de l’intelligence artificielle.

Chaque utilisateur doit accepter les présentes CGU avant sa première utilisation d’un facilitateur, y compris en freemium.

Cette obligation s’applique également lorsque le compte a été créé par son entreprise ou son revendeur.

L’acceptation est recueillie au moyen d’une case dédiée, non précochée, donnant accès au texte des CGU. opeedo conserve l’identifiant de l’utilisateur, la date d’acceptation et la version acceptée.

L’acceptation par un utilisateur ne lui confère pas, à elle seule, le pouvoir d’engager financièrement son entreprise.

Les facilitateurs sont accessibles :

• Depuis la plateforme iam.opeedo.fr ;

• Directement depuis le sous-domaine propre à chaque facilitateur.

L’utilisateur utilise le même compte et les mêmes identifiants personnels, quel que soit le point d’accès.

Les droits d’utilisation dépendent des licences actives, du périmètre de l’établissement et des habilitations attribuées à l’utilisateur.

La validation de l’adresse courriel est obligatoire avant toute utilisation d’un freemium ou toute commande par l’utilisateur. Une inscription ou invitation non activée dans les dix jours suivant l’envoi du message de validation est supprimée selon les modalités de la politique de confidentialité.

Un compte correspond à un utilisateur et à une adresse courriel qui lui est propre.

Le partage d’un compte ou de ses identifiants entre plusieurs personnes est interdit.

L’utilisateur doit préserver la confidentialité de son mot de passe et signaler rapidement toute utilisation non autorisée dont il a connaissance, par le support IAM ou auprès d’opeedo.

Les mots de passe sont conservés sous forme d’empreintes cryptographiques sécurisées. En cas d’oubli, une procédure de réinitialisation est proposée.

L’administrateur peut désactiver immédiatement un utilisateur, notamment lors de son départ de l’entreprise. Cette désactivation ne transfère pas sa licence nominative à une autre personne.

5.1. Licence User

La licence User autorise un utilisateur nominatif à utiliser un Facilitateur.

Elle est liée à l’adresse électronique renseignée lors de son affectation. Elle ne peut être transférée à une autre adresse ni réaffectée à un autre collaborateur, y compris en cas de départ du titulaire.

Un changement de fonction du titulaire ne modifie pas cette affectation.

5.2. Licence Corporate

La licence Corporate permet un nombre illimité d’utilisateurs au sein de l’établissement couvert, identifié par son SIRET.

Chaque utilisateur dispose néanmoins de son propre compte afin de permettre la gestion des droits et la traçabilité des opérations.

La licence ne s’étend pas automatiquement aux autres établissements, sociétés ou entités d’un même groupe.

5.3. Passage de User à Corporate

Le passage à une licence Corporate constitue une nouvelle souscription, facturée au tarif contractuel applicable, sans déduction du prix de la licence User ni indemnité supplémentaire.

5.4. Durée et renouvellement

La durée d’utilisation est celle de la licence souscrite. Les licences ne sont pas renouvelées automatiquement : leur renouvellement relève du client ou de son revendeur.

À l’échéance, l’accès est suspendu en l’absence de renouvellement et de validation du paiement correspondant.

Chaque facilitateur peut être activé une seule fois en freemium par SIRET.

Le freemium donne accès aux fonctionnalités du facilitateur pendant dix jours, avec 300 crédits offerts. Les crédits offerts par différents facilitateurs alimentent le même pot commun.

La fin du freemium ne déclenche aucune souscription payante automatique.

Les crédits offerts restant disponibles ne sont pas repris du seul fait de la fin de l’essai. Leur utilisation nécessite toutefois un facilitateur actif et reste soumise aux règles de conservation des crédits.

Les crédits supplémentaires achetés pendant l’essai ne sont pas remboursés du seul fait que le client ne souscrit pas ensuite de licence, sous réserve des droits impératifs applicables.

L’administrateur gère les utilisateurs et leurs droits dans le périmètre de son établissement.

Le manager intervient dans le périmètre de son service et selon les autorisations accordées par l’administrateur. Il peut consulter les consommations des utilisateurs de ce périmètre uniquement si ce droit lui a été attribué.

Chaque utilisateur peut consulter l’historique de ses propres traitements et consommations.

Ces habilitations ne constituent pas une autorisation générale de consulter les contenus traités par les autres utilisateurs.

Les crédits ne sont pas affectés individuellement ni répartis par service. Les droits d’accès et de consultation sont distincts du pot commun de crédits.

8.1. Pot commun de l’établissement

Les crédits sont regroupés dans un pot commun à l’établissement, identifié par son SIRET. Ils peuvent être utilisés sur l’ensemble de ses facilitateurs actifs.

Les crédits ne sont pas réservés au facilitateur dont l’achat ou l’activation a permis leur attribution.

Chaque traitement validé par un utilisateur habilité consomme ce pot commun.

8.2. Achat et activation

Au sein de l’établissement client, seul l’administrateur peut acheter des crédits supplémentaires.

Les achats effectués sur IAM sont payables au comptant, par carte bancaire ou virement. Les crédits ne sont activés qu’après validation du paiement.

Une alerte est adressée à l’administrateur lorsque le solde atteint ou passe sous 150 crédits. Cette alerte ne déclenche aucun achat automatique.

8.3. Crédits inclus

Les crédits inclus dans une licence sont attribués lors de sa commande initiale, selon l’offre souscrite. Ils ne sont pas attribués à nouveau lors d’un renouvellement.

Une nouvelle licence souscrite distinctement bénéficie des crédits prévus pour cette nouvelle commande.

8.4. Conservation

Les crédits ne comportent pas de date d’expiration tant que l’établissement dispose d’au moins un facilitateur actif.

En l’absence de tout facilitateur actif, le solde est conservé pendant trois mois. Il redevient utilisable en cas de réactivation pendant ce délai. À défaut, il est supprimé à son expiration, selon les modalités d’information prévues aux CGV.

Les crédits constituent un droit de consommation des services. Ils ne sont pas convertibles en argent, sous réserve des droits impératifs applicables.

La page de chaque facilitateur présente le barème de consommation applicable à ses traitements, y compris aux nouvelles fonctionnalités.

Avant chaque lancement :

1. Le coût du traitement est calculé selon le barème applicable ;

1. Ce coût est présenté à l’utilisateur ;

1. L’utilisateur choisit de valider ou de renoncer.

Les crédits sont débités dès la validation du lancement.

Un solde insuffisant empêche le lancement. Aucun traitement payant n’est lancé sans validation de son coût.

Une fois le lancement validé, l’utilisateur ne peut plus interrompre ou annuler le traitement.

Les barèmes de consommation peuvent être révisés au 1er janvier, sous réserve d’une information des clients au moins 60 jours avant leur entrée en vigueur.

Les barèmes sont figés pendant l’année 2027. La première révision pourra intervenir le 1er janvier 2028.

Un nouveau barème s’applique uniquement aux traitements validés à compter de sa date d’entrée en vigueur. Il ne modifie ni le coût des traitements déjà validés ni le nombre de crédits restant dans le pot commun.

Les modifications du prix d’achat des licences ou des packs de crédits relèvent des règles tarifaires distinctes prévues aux CGV.

En cas d’échec du traitement ou de la livraison du résultat, la totalité des crédits débités pour l’opération est automatiquement recréditée au pot commun.

Ce mécanisme ne nécessite pas de demande de geste commercial et ne donne pas lieu à un remboursement monétaire.

Si la restitution automatique n’apparaît pas dans le solde, l’utilisateur peut signaler l’anomalie par le support IAM.

Un traitement terminé avec succès peut produire un résultat nécessitant des corrections ou des adaptations. Une insatisfaction ne donne pas automatiquement droit à un recrédit.

Toute demande de geste commercial doit être présentée dans les 48 heures suivant la réception du résultat, avec la référence du traitement et des motifs précis.

Client accompagné par un revendeur

Le client s’adresse d’abord à son revendeur. Celui-ci effectue une première analyse et ne transmet à opeedo que les demandes motivées nécessitant son intervention.

La transmission à opeedo s’effectue exclusivement par un ticket IAM précisant :

• La référence du traitement ;

• Les motifs de l’insatisfaction ;

• Les vérifications effectuées ;

• La date de réception de la demande du client.

Le respect des 48 heures s’apprécie à la date de réception de la demande par le revendeur.

Client direct

Le client direct adresse sa demande à opeedo par le support IAM dans le même délai.

Décision et effets

opeedo apprécie la demande au cas par cas. Une préférence de présentation ou une appréciation subjective ne justifie pas un recrédit automatique.

Si la demande est acceptée, l’intégralité des crédits du traitement est restituée. Aucun recrédit partiel n’est accordé.

Le client conserve le droit d’utiliser, de modifier et de diffuser le résultat.

Le délai de 48 heures concerne uniquement les gestes commerciaux. Il ne limite ni le recrédit automatique en cas d’échec ni les droits du client en cas de manquement contractuel d’opeedo.

Le client s’assure qu’il dispose des droits nécessaires pour transmettre les documents, fichiers et informations utilisés dans les facilitateurs.

Il veille au respect de la confidentialité, des droits des tiers et de la réglementation relative aux données personnelles.

Pour les enregistrements audio, il s’assure que la captation, la transmission et le traitement sont autorisés dans le contexte de leur utilisation. Il respecte les obligations d’information et, lorsqu’elles sont applicables, de recueil du consentement.

Le fichier audio est utilisé pour réaliser la transcription, puis supprimé après celle-ci. Il n’est pas conservé comme archive sonore par opeedo.

Les données sensibles, notamment de santé, ne doivent pas être transmises dans les offres standard sans accord écrit préalable et mise en place d’une prestation adaptée. Les besoins d’hébergement certifié HDS font l’objet d’un devis spécifique.

Les facilitateurs peuvent utiliser l’intelligence artificielle pour réaliser tout ou partie des traitements demandés.

Les résultats peuvent comporter des erreurs, des omissions ou des informations inexactes. Ils constituent une base de travail que l’utilisateur doit vérifier avant diffusion ou utilisation pour prendre une décision.

L’utilisateur contrôle notamment :

• L’exactitude des informations ;

• Leur cohérence avec les éléments transmis ;

• Leur pertinence pour l’usage envisagé ;

• Le respect de la confidentialité et des droits des tiers.

Pour un compte rendu, cette vérification porte notamment sur les propos attribués aux participants, les décisions, les chiffres et les actions mentionnées.

Ces vérifications ne dispensent pas opeedo de ses propres obligations contractuelles.

Le client peut compléter, modifier et adapter les livrables à ses besoins.

Il peut utiliser les facilitateurs pour réaliser des prestations destinées à ses propres clients, y compris à titre commercial, sans leur donner accès à son compte.

La personne qui diffuse un livrable est responsable des modifications qu’elle y apporte, du choix des destinataires et des conditions de diffusion.

Cette utilisation reste soumise aux droits applicables aux contenus sources et aux éventuels éléments appartenant à des tiers. Elle n’emporte aucun transfert de propriété sur les logiciels ou technologies d’opeedo.

Sauf stockage expressément prévu dans l’offre, les contenus sont traités temporairement pour réaliser le service.

Pour OPI Compte rendu :

• L’audio est supprimé après sa transcription ;

• La transcription est supprimée après la génération du compte rendu ;

• Le compte rendu est supprimé après son envoi ou sa tentative de livraison au client.

Le client doit enregistrer les livrables reçus sur ses propres supports. En cas d’échec, une nouvelle transmission des sources peut être nécessaire.

L’historique des traitements et consommations ne constitue pas un archivage des fichiers ou des résultats.

Le détail des consommations rattaché à l’utilisateur est conservé pendant douze mois. Les autres durées, les sauvegardes applicables aux offres avec stockage et les droits sur les données sont décrits dans la politique de confidentialité.

Il est interdit :

• De partager ses identifiants ou de contourner le périmètre d’une licence ;

• De revendre ou mettre un accès à disposition d’une personne extérieure à l’établissement couvert sans accord écrit préalable d’opeedo ;

• De tenter d’accéder sans autorisation aux comptes, systèmes ou données d’autres personnes ;

• De perturber les services, introduire des éléments malveillants ou contourner les mécanismes de sécurité et de comptabilisation des crédits ;

• D’utiliser les services pour des activités illicites ou portant atteinte aux droits des tiers ;

• D’utiliser des scripts, robots ou procédés automatisés externes pour simuler des actions utilisateur, soumettre des demandes en série ou extraire des résultats.

L’interdiction des procédés automatisés ne concerne pas les fonctionnalités intégrées par opeedo ni les outils d’accessibilité assistant une personne.

La restriction de revente d’accès ne remet pas en cause la commercialisation des licences par les partenaires autorisés dans le cadre de leur convention.

En cas de partage avéré, opeedo adresse un avertissement à l’utilisateur, à l’administrateur et à l’acheteur concerné.

Un délai de dix jours calendaires à compter de la notification est accordé pour faire cesser le partage ou souscrire une licence User supplémentaire.

Si le partage persiste, une licence supplémentaire est facturée comme une nouvelle commande, au tarif contractuel applicable, dans les conditions acceptées par l’acheteur au titre des CGV ou de son contrat.

Cette licence :

• Est payable sous quinze jours à compter de l’émission de la facture ;

• Est activée après validation du paiement, pour sa durée complète ;

• Est affectée à un compte distinct associé au second utilisateur ;

• Bénéficie des crédits inclus d’une commande initiale.

À défaut de paiement à l’échéance, opeedo peut suspendre le compte initial concerné jusqu’à régularisation.

En cas de tentative d’intrusion, de fraude, d’usage manifestement illicite ou de menace pour la sécurité des services ou des données, opeedo peut suspendre immédiatement les accès concernés.

La suspension est limitée au périmètre et à la durée nécessaires pour protéger les services et examiner la situation.

opeedo informe l’utilisateur et l’administrateur des motifs et des mesures de régularisation, sauf si cette information compromet la sécurité ou contrevient à une obligation légale.

L’accès est rétabli lorsque les causes de la suspension sont levées, sauf résiliation dans les conditions contractuelles applicables.

opeedo fournit des tutoriels et de la documentation sur l’utilisation des facilitateurs.

Le paramétrage et la formation individualisée ne sont pas inclus dans l’accès standard. Le revendeur prévoit, le cas échéant, les prestations d’accompagnement nécessaires à son client.

Pour les clients accompagnés par un revendeur, celui-ci assure le support de niveau 1 et transmet à opeedo les incidents nécessitant une intervention de niveau 2 ou 3 par ticket dans IAM. Les clients directs utilisent le support IAM.

Le support fonctionne du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h, heure de France métropolitaine.

Pour les facilitateurs sous licence payante active, l’engagement de rétablissement des incidents relevant du périmètre d’opeedo est de 72 heures calendaires. Ce délai commence à la réception du ticket par opeedo pendant les horaires d’ouverture, ou à l’ouverture suivante si cette réception intervient hors horaires. Il court ensuite week-ends et jours fériés compris. Cet engagement ne s’applique pas au freemium.

Le rétablissement peut prendre la forme d’une solution de contournement permettant un fonctionnement correct du service. opeedo poursuit alors la correction définitive.

Le délai est suspendu pendant l’attente d’informations ou d’actions indispensables demandées au client ou au revendeur, puis reprend pour sa durée restante.

Les accès aux données du client par les partenaires restent soumis à son autorisation écrite adressée directement à opeedo. Les captures d’écran doivent masquer les informations inutiles à la résolution du ticket.

Corrections et améliorations techniques

Les évolutions ordinaires se limitent aux corrections et améliorations techniques, sans modification de l’interface ni des fonctionnalités.

Elles sont annoncées après leur mise en production par une bannière dans IAM, automatiquement relayée sur les interfaces des facilitateurs.

L’information après mise en production concerne la présentation des corrections réalisées. Lorsqu’une intervention nécessite une interruption planifiée du service, le préavis de dix jours prévu aux CGV reste applicable. Les interventions urgentes de sécurité suivent les dispositions spécifiques des CGV.

Nouvelles fonctionnalités

Les fonctionnalités ajoutées à un facilitateur sont incluses sans supplément dans ses licences actives. Elles ne nécessitent pas l’achat d’une option supplémentaire.

Leur utilisation reste soumise au barème de consommation présenté sur la page du facilitateur et au coût annoncé avant chaque lancement.

Modification majeure de l’interface

Lorsqu’une nouvelle version modifie substantiellement l’interface, opeedo maintient l’ancienne et la nouvelle pendant trois mois à compter du lancement de la nouvelle version.

Chaque utilisateur choisit individuellement son interface et peut librement passer de l’une à l’autre pendant cette période.

À son expiration, tous les utilisateurs basculent automatiquement vers la nouvelle interface et l’ancienne cesse d’être accessible.

Une notification IAM, relayée sur les interfaces des facilitateurs, annonce la nouvelle version et la date du basculement.

Cette évolution est incluse sans supplément dans la licence en cours. Les prix des commandes futures peuvent évoluer aux échéances prévues par les CGV, sans modification rétroactive des commandes déjà conclues.

Les modifications des CGU sont signalées par une notification dans IAM, automatiquement relayée sur les interfaces des facilitateurs.

La notification donne accès au texte actualisé et précise sa date d’entrée en vigueur.

Aucune nouvelle acceptation systématique n’est demandée. Les modifications nécessitant légalement un accord exprès ou un préavis restent soumises à ces exigences.

La simple information ne permet pas de modifier rétroactivement les droits acquis au titre d’une commande.

L’utilisateur répond de l’usage de son compte, des contenus qu’il transmet et des modifications ou diffusions qu’il réalise, dans les limites prévues par la loi.

opeedo reste responsable de ses propres obligations. Les responsabilités, garanties et éventuelles limitations convenues avec l’acheteur sont définies dans les CGV et les conditions particulières applicables.

La politique de confidentialité précise les traitements de données personnelles, leurs destinataires, leurs durées de conservation et les modalités d’exercice des droits.

Les présentes CGU sont soumises au droit français, sous réserve des dispositions impératives applicables.

Support : ticket dans IAM Contact opeedo : direction@opeedo.fr